Come abbiamo contribuito al successo di un’associazione culturale

Il Caffè Letterario Codroipese è un’associazione culturale nata nel 2015 dalla volontà di 7 amici di creare uno spazio culturale in cui trattare una tematica specifica, un argomento, un libro... con il piacevole aroma di un buon caffè.

Il Caffè Letterario Codroipese organizza eventi pubblici gratuiti ai quali invita ospiti di rilievo, nel panorama culturale, per presentare le loro opere. A distanza di 5 anni possiamo affermare che il Caffè Letterario Codroipese è diventato un punto di riferimento culturale del Medio Friuli, con più di 600 soci tesserati e 4000 persone coinvolte.

Sin dalla sua nascita, abbiamo avuto l'opportunità di essere scelti quali partner per la comunicazione e le promozione online dell'associazione, ruolo che anche oggi svolgiamo con impegno e reciproca soddisfazione.

Come aiutiamo l'associazione a crescere?

Sono molte le attività che abbiamo svolto nel tempo, dalla realizzazione del coordinato d’immagine alla grafica tradizionale per ciascun evento, dalla realizzazione del sito web alla promozione online degli eventi.

Per tutte queste attività abbiamo avuto bisogno, e tutt'ora ne abbiamo, del supporto di diverse figure professionali che estendono le nostre competenze, pertanto abbiamo creato un team di lavoro per portare avanti il progetto.

Il team è così composto:

  • noi di Servizi Multimediali, che ci occupiamo della parte web e coordiniamo il lavoro con gli altri membri del team oltre a relazionarci con un referente dell’associazione per ricevere tutte le informazioni utili per gli eventi e le attività che svolgono;
  • un grafico, che cura la realizzazione grafica dei vari materiali per la pubblicità tradizionale e online;
  • un fotografo, che documenta gli eventi organizzati dall’associazione;
  • un service digitale locale, che realizza il materiale per la pubblicità tradizionale delle attività.

Obiettivi

Il primo obiettivo è stato quello di dare un’immagine nuova, fresca, pulita e distintiva all'associazione appena nata.

Con queste basi, e conoscendo il progetto di partenza, abbiamo attivato il grafico per lo studio e la realizzazione del logo.

Al cliente sono state fatte varie proposte di logo, ciascuna declinata in tutte le possibili varianti per i diversi utilizzi (giornali piuttosto che manifesti, piuttosto che web) e alla fine è stato scelto l’attuale logo e il colore identificativo giallo, colore associato all'intelletto e al sapere.

Il secondo obiettivo è stato quello di far conoscere l’associazione in ambito locale. Per riuscirci, abbiamo lavorato su 2 fronti: offline e online.

Le attività offline iniziali si sono concentrate sull'organizzazione del primo evento, quello di presentazione dell’associazione alla comunità, agli amici e simpatizzanti. Per far questo sono stati preparati vari materiali per descrivere la realtà, il progetto e lo stesso evento: dai volantini alle locandine, dalla vela allo striscione con tutti gli sponsor, alla realizzazione delle tessere per i soci.

Le attività online, invece, iniziate in occasione della pubblicazione sul web del primo evento, sono state: realizzazione del sito web istituzionale, apertura pagina Facebook, creazione evento e promozione su Facebook dell’evento.

Da questa base, il Caffè Letterario Codroipese ha iniziato a essere conosciuto e a crescere.

In questi anni l’attività principale del Caffè Letterario Codroipese è quella di organizzare eventi a ingresso gratuito in cui tutti i partecipanti (soci e non) possono avere un confronto diretto con l’autore del libro, che è tema della serata. Il Caffè Letterario Codroipese organizza almeno un evento al mese. Per ognuno devono essere svolte delle attività, che ormai sono diventate di routine per il team di lavoro e l'associazione.

Per far sì che queste attività diventassero di routine, però, abbiamo dovuto “istruire” l’associazione con le linee guida da adottare in modo da organizzare e coordinare per tempo il lavoro e le attività di tutto il team.

Per prima cosa abbiamo chiesto, e chiediamo ogni anno, al Caffè Letterario Codroipese la redazione di un programma di eventi, che, anche se non definitivo, serve indicativamente a sapere quando verranno svolti gli eventi.

Successivamente, abbiamo fornito al cliente un documento con le specifiche di tutti i contenuti che sono necessari per la presentazione e promozione offline e online di un evento. 

Per ognuno, il Caffè Letterario Codroipese ci fornisce, almeno 2 settimane prima della data, il documento compilato con i contenuti da utilizzare.

Dopo averlo ricevuto, inizia il lavoro del team che si divide in 2 fasi: pre-evento e post-evento.

PRE-EVENTO

Step 1 

Attiviamo il grafico per la realizzazione del materiale promozionale offline e online che comprende:

  • realizzazione di un flyer;
  • realizzazione di una locandina;
  • realizzazione di immagini che seguano gli standard di Facebook per la creazione di un post, di una scheda evento e di una copertina;
  • realizzazione di immagini da utilizzare sul sito web per il caricamento nello slideshow nella home, per la scheda evento e per la miniatura da caricare e presentare nella lista eventi;
  • realizzazione di un’immagine da utilizzare nella newsletter da inviare a tutti i soci.

Una volta avuta la conferma della bozza grafica da parte dell’associazione del materiale prodotto, questo viene completato e inviato al fornitore della stampa di ogni elemento.

Pronti i flyer e le locandine, il Caffè Letterario Codroipese provvede alla distribuzione in autonomia, in luoghi convenzionati, per pubblicizzare l’evento.

Step 2

A circa 10 giorni di distanza realizziamo, con i materiali preparati dal grafico, l'evento e il post su Facebook. L'evento viene messo in promozione, selezionando il target in modo da raggiungere il pubblico desiderato (non solo i soci, ma anche i residente in zona). Viene inoltre spedita la newsletter a tutti i soci iscritti che, al momento dell’iscrizione all'associazione, hanno fornito il proprio indirizzo email.

Step 3

Contattiamo il fotografo perché partecipi all'evento e scatti le foto durante la serata.

Step 4

Attraverso la piattaforma Skebby il giorno prima dell’evento inviamo, a tutti i soci che al momento dell’iscrizione hanno fornito il loro numero di cellulare, un sms di promemoria per ricordare che il giorno successivo si terrà l’evento.

POST-EVENTO

Step 1

Il giorno dopo l'evento riceviamo dal fotografo le foto realizzate durante la serata.

Queste vengono da noi selezionate e preparate per:

  • essere caricate su Facebook, in un album dedicato;
  • essere caricate sul sito web, nella sezione Gallery collegata alla scheda evento;
  • essere inviate alla redazione de Il Ponte, un giornale locale che scrive il proprio articolo e lo pubblica sia sul suo sito sia sulla rivista cartacea che esce mensilmente.

Step 2

Al termine di tutte queste attività viene sostituita la grafica sui vari strumenti online in modo tale da pubblicizzare già l’evento del mese successivo, che nel frattempo è stato preparato con gli stessi step descritti in precedenza.

Altre attività

Le attività illustrate sono quelle di cui mensilmente ci occupiamo per supportare l'associazione.

In aggiunta, ci sono attività extra che vengono comunque concordate e programmate con l'associazione, tra cui:

  • realizzazione del giornale dell’associazione;
  • realizzazione delle tessere soci;
  • organizzazione dello stand alla fiera paesana di San Simone.

Realizzazione magazine culturale

Prevede la realizzazione di una rivista cartacea, a cadenza semestrale, in cui vengono descritte le attività svolte nei sei mesi precedenti dall'associazione, con un'anticipazione su quelle in programma.

Anche in questo caso, come per le attività definite di routine in precedenza, abbiamo individuato le linee guida di produzione:

  1. il cliente ci fornisce tutto il materiale (testi e immagini) per la creazione della rivista con delle indicazioni su come presentare i contenuti, tenendo conto di alcune “gabbie grafiche” già decise in precedenza;
  2. attiviamo il grafico per impaginare i contenuti ricevuti;
  3. il grafico prepara una prima bozza di giornale, che viene inviata al Caffè Letterario Codroipese per una revisione ed eventuali correzioni di errori;
  4. una volta confermata la bozza, il grafico prepara e ci manda il file esecutivo;
  5. controlliamo e giriamo il file esecutivo al fornitore che si occupa della stampa.

Una volta pronto il giornale, solitamente in circa 200 copie, questo viene ritirato dal Caffè Letterario Codroipese e distribuito durante la serata dell'evento immediatamente successiva.

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Realizzazione tessere soci

Prevede la realizzazione di una tessera cartacea leggermente plastificata in cui è possibile scrivere il nome del socio a penna. La tessera ha la grandezza di una carta di credito ed è consegnata ai soci al momento dell’iscrizione oppure del rinnovo.

Questa attività viene fatta una volta all'anno.

Organizzazione dello stand alla fiera paesana di San Simone

Prevede l’organizzazione e l’allestimento del materiale promozionale nello stand a disposizione dell’associazione durante la fiera cittadina di San Simone, che si tiene a Codroipo negli ultimi 2 weekend di ottobre.

In questo stand il Caffè Letterario Codroipese offre un caffè e regala un libro a chi lo vuole, scegliendolo tra quelli esposti e regalati da altri soci.

Questa attività viene fatta una volta all'anno e prevede la realizzazione di:

  1. vela 200x80 cm in cui vengono descritte l’associazione e le sue attività;
  2. un gadget da lasciare a chi visita lo stand. Negli ultimi anni è stato realizzato un segnalibro.

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Le attività descritte sono quelle che generalmente seguiamo durante l’anno e che vengono programmate con l’associazione.

Negli anni l’associazione è cresciuta e ha riscosso grandi apprezzamenti anche grazie a queste attività e a come vengono proposte.