Quante volte ti sei trovato a fine giornata con decine di email non lette, cercando disperatamente di capire quali richiedessero davvero la tua attenzione?
È una sfida che affrontiamo tutti, e che per molti professionisti rappresenta uno dei principali ostacoli alla produttività.
In Servizi Multimediali abbiamo affrontato questa sfida sviluppando Perry, un Hatchi specializzato nella gestione intelligente della posta elettronica.
Un Agente AI che non si limita a filtrare lo spam, ma che comprende, classifica e aiuta concretamente a gestire il flusso delle comunicazioni quotidiane.
Da una frustrazione quotidiana a una soluzione concreta
L'idea di Perry è nata dalla frustrazione che tutti conosciamo: troppe email, troppe notifiche, e la sensazione costante di essere sempre in ritardo con le risposte.
Nel nostro lavoro di agenzia la gestione delle comunicazioni con i clienti è fondamentale. Un'email trascurata può significare un'opportunità persa o un cliente insoddisfatto.
Come trasformare questa frustrazione in una soluzione concreta?
La risposta è arrivata quando abbiamo iniziato a scomporre il problema in processi specifici:
- Distinguere l'importante dall'urgente (e dal non importante)
- Contestualizzare le comunicazioni considerando la storia delle conversazioni
- Preparare risposte appropriate basate su informazioni complete
- Tracciare le attività derivanti dalle email
- Mantenere l'inbox pulita e organizzata
Ognuno di questi processi, se gestito manualmente, richiede tempo e concentrazione, ma con un Hatchi specializzato, potevamo delegare gran parte di questo processo.
Perry in azione: come funziona
A differenza di un semplice filtro email, Perry agisce come un vero assistente personale, lavorando autonomamente e in modo proattivo per gestire l'inbox.
Ecco come funziona Perry:
- Classificazione intelligente: Perry analizza ogni email in arrivo e assegna un livello di urgenza da 1 a 5, basandosi non solo sul contenuto, ma anche sull'identità del mittente (verificando nel CRM HubSpot) e sull'intero thread della conversazione.
- Analisi contestuale: Per le email importanti, Perry non si ferma al messaggio singolo, ma legge l'intero thread e consulta HubSpot per arricchire il contesto con informazioni su attività e offerte relative al mittente.
- Preparazione di risposte: Utilizzando il contesto raccolto, Perry prepara automaticamente bozze di risposta in Gmail, pronte per essere inviate o modificate.
- Creazione di promemoria: Per le email che richiedono follow-up, Perry crea automaticamente task per ricordare all'utente di rispondere nei tempi opportuni.
- Reportistica serale: Alla fine della giornata, Perry invia un report contenente solo le email importanti, ciascuna con un breve riassunto, permettendo all'utente di avere un quadro chiaro di ciò che richiede attenzione.
- Archiviazione automatica: Durante la notte, Perry archivia tutte le email processate, garantendo un'inbox pulita e organizzata ogni mattina.
La peculiarità di Perry è la sua autonomia: non è necessario chattare con lui o dargli istruzioni specifiche. Una volta configurato, lavora silenziosamente in background, intervenendo solo quando necessario attraverso email di report inviate dal suo sistema di posta elettronica indipendente.
I benefici di Perry
Stiamo impiegando Perry sui nostri account aziendali Gmail Workspace e abbiamo già apprezzato alcuni benefici che questo tipo di Hatchi offre:
- Riduzione del tempo dedicato alla gestione delle email: Le ore quotidiane spese a filtrare manualmente l'inbox diminuiscono significativamente.
- Aumento della reattività: Il tempo medio di risposta alle email importanti si riduce grazie alla priorizzazione intelligente e alle bozze pre-compilate.
- Maggiore completezza nelle risposte: Le risposte preparate da Perry, arricchite con il contesto dal CRM, risultano più complete e pertinenti.
- Miglioramento del focus lavorativo: L'utente non deve interrompere costantemente le proprie attività per gestire le email in arrivo, ma può concentrare la gestione della posta in un unico momento dedicato, grazie al report serale che contiene già tutto l'essenziale.
- Miglioramento del follow-up: La creazione automatica di task riduce il rischio che email importanti vengano dimenticate o trascurate.
- Maggiore tranquillità a fine giornata: Il report serale offre la certezza che nessuna comunicazione importante sia sfuggita all'attenzione.
Privacy e sicurezza: una priorità assoluta
Trattando dati sensibili come le email aziendali, la sicurezza è stata una priorità assoluta nello sviluppo di Perry.
Abbiamo implementato un sistema robusto che garantisce la massima protezione delle informazioni:
- Autenticazione sicura: Perry utilizza OAuth2 per l'autenticazione con Gmail, garantendo che nessuna credenziale venga memorizzata. Per HubSpot, viene utilizzato un token di autenticazione dedicato, mantenendo elevati standard di sicurezza senza la necessità di memorizzare credenziali utente.
- Elaborazione in memoria volatile: Tutte le elaborazioni avvengono in uno spazio virtuale privato all'interno dell'infrastruttura Google Cloud, in uno spazio di memoria volatile. I dati vengono elaborati in tempo reale senza memorizzazione permanente.
- Sistemi SMTP indipendenti: Per l'invio dei report, Perry utilizza un proprio sistema SMTP, aumentando ulteriormente la sicurezza e l'affidabilità.
- Protocolli standard di sicurezza: Durante tutto il flusso operativo vengono utilizzati i protocolli standard di sicurezza per garantire la protezione delle informazioni.
La sicurezza al primo posto: protocolli avanzati e zero memorizzazione dei dati garantiscono la totale protezione delle tue comunicazioni aziendali.
Il futuro di Perry
Perry è un Hatchi di prima generazione nel suo campo e come tutti gli Hatchi può essere potenziato con funzionalità aggiuntive, permettendo alle aziende di ottimizzare i loro processi e aumentare l'efficienza operativa.
Nel futuro prossimo, prevediamo di implementare:
- Analisi degli allegati: Permettere a Perry di estrarre e sintetizzare informazioni dai documenti allegati alle email.
- Sistema di feedback: Implementare un meccanismo che permetta all'utente di "correggere" Perry quando necessario, migliorando progressivamente la sua accuratezza.
- Interazione bidirezionale: Sviluppare un sistema di dialogo via email tra Perry e l'utente, per istruzioni specifiche o richieste di chiarimento.
- Integrazione con altri sistemi: Espandere le capacità di Perry per interagire con altri strumenti aziendali oltre a Gmail e HubSpot.
L'esperienza con Perry ci conferma un principio fondamentale del nostro approccio agli Hatchi: l'obiettivo non è sostituire il lavoro umano, ma potenziarlo, liberando tempo e risorse cognitive per attività a maggior valore aggiunto.
Vorresti sapere quanto costa assumere Perry nella tua azienda? Parliamone!
